บทที่ 6
การสร้างเอกสาร

6.1 การสร้างแผ่นพับและโบรชัวร์
การสร้างแผ่นพับและโบรชัวร์เป็นการสร้างขึ้นเพื่อใช้ในการประชาสัมพันธ์ให้ผู้อื่นทราบข้อมูล
มีลักษณะพับเป็นแนวคอลัมน์ ซึ่งจะมี2 คอลัมน์3 คอลัมน์ หรือ 4 คอลัมน์ ขึ้นอยู่กับความต้องการของ
ผู้ใช้งาน โปรแกรมสามารถสร้างแผ่นพับและโบรชัวร์ได้โดยการจัดเนื้อหาแบบคอลัมน์ ในที่นี้ขอยกตัวอย่าง
การสร้างแบบ 3 คอลัมน์ มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้
1. เลือกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
2. เลือกปุ่ม
3. กำหนดระยะขอบ 1 ซม.
4. ตกลง
5. เลือกปุ่มการวางแนว
6. เลือกแนวนอน
7.เลือกปุ่มคอลัมน์
8.เลือกสาม
9.ผลสัมน์
10.วางแผนทำแผ่นพับ โดยปกติแผ่นพับจะมี 2 หน้า ต้องสั่งพิมพ์ด้านหน้าและด้านหลังกระดาษผู้ใช้โปรแกรมจะต้องทดลองพพับระดาษเพื่อกำหด ปกหน้า เนื้อหา และปกหลังเพื่อป้องกันความผิดพลาด
6.2 การพิมพ์หนังสือทางราชการ
หนังสือทางราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานการที่ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หนังสือทางราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานการ ราชการ เช่น หนังสือทั่วไปที่ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หนังสือ กับบริษัทห้างร้านเอกชน เอกสารที่ส่วนราชการจัดขึ้นตามกฎหมาหลักฐานในราชการ เป็นต้น
ชนิดของหนังสือราชการ มี 6 ชนิดใหญ่ ๆ คือ
1. หนังสือภายนอก เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อราชการเป็นแบบพิธี ระหว่างส่วนราชการกับ
ล่า คนส่วนราชการ หรือส่วนราชการกับบุคคลภายนอก โดย ส่วนราชการ หรือส่วนราชการกับหน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือส่วนราช กําหนดให้ใช้กระดาษตราครุฑ
2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ
3. หนังสือประทับตรา เป็นหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป ใช้ในกรณีที่ไม่สําคัญ เช่น ขอเอกสารเพิ่มเติม ส่งสําเนาหนังสือการติดตามข้อมูลที่ค้างส่ง เป็นต้น โดยใช้หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ เป็นหนังสือที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติตาม มี 3 ชนิด คือ คําสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ โดยใช้หนังสือตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ เป็นหนังสือราชการที่ใช้ประชาสัมพันธ์เรื่องต่าง ๆ ให้หน่วยงาน หรือบุคคลภายนอกได้รับทราบข้อมูล มี 3 ชนิด คือ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว การเลือกใช้กระดาษ ประกาศและแถลงการณ์ ใช้กระดาษตราครุฑ ส่วนข่าวจะใช้กระดาษที่ส่วนราชการกําหนด
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ เป็นหนังสือที่จัดขึ้นภายในหน่วยงานเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ๆ
หลักการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่อง คอมพิวเตอร์
ในปัจจุบันคอมพิวเตอร์มีบทบาทในการทํางานมากยิ่งขึ้นเนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถบันทึกข้อมูล ค้นหาข้อมูล แก้ไขข้อมูล ได้อย่างรวดเร็ว ลดขั้นตอน การทํางาน การพิมพ์หนังสือราชการจึงมีความจําเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์เพื่อความรวดเร็วและประหยัด ทรัพยากร
การพิมพ์หนังสือราชการไทย การจัดทํากระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความโดยใช้
โปรแกรมการพิมพ์คอมพิวเตอร์ ให้จัดทําให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ และ กระดาษบันทึกข้อความ โดยเฉพาส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกข้อความจะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้น บรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคําสั่งดังต่อไปนี้ ส่วนราชการ ที่ วันที่..เรื่อง... และไม่ต้องมีเส้น แบ่งส่วนระหว่างหัวกระดาษบันทึกข้อความ ระดาษบันทึกข้อความกับส่วนที่ใช้สําหรับการจัดทําบันทึกข้อความ มีรายละเอียดดังนี้
1.การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
(1) ใช้รูปแบบตัวพิพม์ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด
(2) ใช้ตัวเลขไทย
(3) การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร (4) การตั้งระยะบรรทัดให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
(5) การกันค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
(1) ตราครุฑมีขนาดสูง 3 เซนติเมตร ใช้สําหรับการจัดทํากระดาษตราครุฑ และตราครุฑ สูง 1.5 เซนติเมตร ใช้สําหรับการจัดทํากระดาษบันทึกข้อความ
(2) การวางตราครุฑให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร
3. การพิมพ์
(1) การพิมพ์หนังสือภายนอก
    (ก) การพิมพ์เรื่อง คําขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกัน เท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
    (ข) การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะบรรทัด ระหว่างข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
    (ค) การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป มีระยะย่อหน้า ตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
    (ง) การพิมพ์คําลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายภาคสรุปเท่ากับ ระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt)
    (จ) การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter)จากคำลงท้าย
    (ฉ) การพิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) จากตําแหน่งของเจ้าของหนังสือ
(2) การพิมพ์หนังสือภายใน
(ก) ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความกําหนดขนาดตัวอักษร ดังนี้
คําว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์และปรับค่า
2559
ระยะบรรทัดจาก 1 เท่าเป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยท์
คําว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์
(ข) การพิมพ์คําขึ้นต้นให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและ เพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)